Statuten
I. RECHTSVORM, BENAMING, ZETEL EN DOEL
Artikel 1. Benaming
De Vereniging is een Feitelijke Vereniging en draagt de naam S.P.Q.R..
Deze naam moet voorkomen in alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen, brieven, orders, websites en andere stukken, al dan niet in elektronische vorm, die opgesteld zijn in naam van de Vereniging.
Artikel 2. Zetel
De zetel van de Vereniging is gevestigd te Erasme Ruelensvest 139, 3001 Leuven gelegen in het Vlaams Gewest.
Artikel 3. Doelstellingen en voorwerp van de Vereniging
1. De Feitelijke Vereniging heeft als belangeloos doel iedereen die zich verbonden voelt met de eeuwige kunststad Rome te verenigen en te informeren. Dat gebeurt bijvoorbeeld door:
Het organiseren van een jaarlijkse receptie; het organiseren van een jaarlijkse lunch; het organiseren van lezingen, museumbezoeken en andere activiteiten die met het historische en actuele Rome of in ruimere zin met Italië te maken hebben; het uitreiken van een Romulus-prijs; het regelmatig rondzenden een nieuwsbrief; het voorzien en onderhouden van de website www.spqr.be;
2. Daarnaast kan de Vereniging alle activiteiten ontplooien die rechtstreeks of onrechtstreeks bijdragen tot de verwezenlijking van haar doel. Zij mag rechtstreeks noch onrechtstreeks enig vermogensvoordeel uitkeren of bezorgen aan de oprichters, de leden, de bestuurders of enig andere persoon behalve voor het in de statuten bepaald belangeloos doel. Elke verrichting in strijd met dit verbod is nietig.
Artikel 4. Duur van de Vereniging
De Vereniging is opgericht voor onbepaalde duur. Zij kan te allen tijde ontbonden worden.
II. LIDMAATSCHAP
Artikel 5. De leden
Iedereen kan lid worden van S.P.Q.R. Het volstaat de lidmaatschapsbijdrage, die door het bestuur wordt vastgelegd, te storten op de rekening van de vereniging (zie www.spqr.be). Het lidmaatschap loopt van 21 april tot en met 20 april. Een lid dat het jaarlijks lidgeld niet betaalt wordt beschouwd als niet langer lid en wordt uit het ledenbestand verwijderd. Betaald lidgeld kan niet worden teruggevorderd.
Artikel 6. Uitsluiting van rechten op het bezit van de Vereniging
Geen enkel lid, noch hun erfgenamen of rechthebbenden, kunnen enige aanspraak laten gelden of uitoefenen op het bezit van de Vereniging. Deze uitsluiting van rechten op het bezit van de Vereniging geldt ongeacht de wijze van beëindiging van het lidmaatschap, en geldt te allen tijde: tijdens het lidmaatschap, bij beëindiging van het lidmaatschap om wat voor reden dan ook, bij ontbinding van de Vereniging, enz.
Artikel 7. Algemene Vergadering
De Vereniging heeft geen Algemene Vergadering.
Artikel 8. Bestuur
De Vereniging wordt bestuurd door een Bestuursorgaan bestaande uit minimum 3 leden. Het maximale aantal is beperkt tot 10. Een bestuursfunctie is onbezoldigd, maar bestuurders zijn vrijgesteld van de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage en kunnen desgevallend aanspraak maken op een vergoeding van onkosten gemaakt in hoofde van hun bestuursaktiviteiten.
Het bestuur kiest onder zijn leden een voorzitter, secretaris en penningmeester. Andere taken worden in onderlinge afspraak verdeeld onder de bestuursleden. Een bestuursmandaat loopt 2 jaar en is onbeperkt hernieuwbaar. Een bestuurslid kan op elk moment zijn/haar ontslag indienen. Wanneer de plaats van een bestuurder openvalt vóór het einde van zijn/haar mandaat, hebben de overblijvende bestuurders het recht een nieuwe bestuurder te coöpteren. Leden kunnen zich melden om bestuurslid te worden. Het bestuur beslist over opname van nieuwe bestuursleden bij meerderheid van stemmen.
De voorzitter is de eerste vertegenwoordiger en tevens lasthebber van de Vereniging. De lasthebber die optreedt in naam van de Vereniging maakt zich steeds in die hoedanigheid kenbaar.
De secretaris waakt over de goede organisatie van de vergaderingen van het Bestuur. De secretaris verzorgt eveneens de notulering van deze vergaderingen.
De penningmeester houdt controle op de financiën van de Vereniging. De penningmeester zorgt ervoor dat de betalingen tijdig gebeuren en controleert of de betalingen geschieden volgens de voorschriften van vertegenwoordiging zoals bepaald in de wet. Hij bewaart alle financiële transacties in een transparante boekhouding.
Het Bestuur is bevoegd voor alle aangelegenheden die nodig of dienstig zijn tot verwezenlijking van het doel van de Vereniging. Het hoeft daarvoor geen verantwoording af te leggen aan de leden. Het Bestuur stelt de jaarlijkse lidmaatschapsbijdrage vast. Het bestuur zal in geen enkel geval schulden aangaan, verbintenissen sluiten of evenementen organiseren die het financiële vermogen van de vereniging en dus ook van de leden in gevaar brengt.
Voor alle aktiviteiten die de vereniging onderneemt worden de nodige verzekeringen afgesloten ter verzekering van leden en bestuur.
Artikel 9. Vergaderingen van het Bestuursorgaan
1. Het Bestuur wordt door de Voorzitter samengeroepen en voorgezeten. De bestuurders kunnen een volmacht geven aan een ander lid van het Bestuur. Ieder lid van het Bestuur kan evenwel maximaal over 1 volmacht beschikken.
2. Het Bestuur kan geldig beraadslagen en besluiten indien de helft van de bestuurders aanwezig of geldig vertegenwoordigd is. Het Bestuursorgaan streeft steeds naar consensus bij beslissingen over standpunten en acties. Bij het bepalen van standpunten draagt het Bestuur maximaal zorg voor het algemeen belang van de leden ter realisatie van de doelstellingen van de Vereniging.
Het Bestuursorgaan beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige en geldig vertegenwoordigde bestuurders. Onthoudingen en ongeldige stemmen worden niet meegerekend. In afwijking van voorgaande is bij staking van stemmen de stem van de Voorzitter beslissend.
3. Van elke vergadering van het Bestuur worden notulen opgesteld, die goedgekeurd wordt door de Voorzitter en de bestuurders. De beslissingen van het Bestuur worden bewaard op de zetel van de Vereniging.
Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het Bestuur, moet hij dit meedelen aan de andere bestuurders voor het Bestuur een besluit neemt. De bestuurder met het tegenstrijdig belang verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het betrekking heeft.
Artikel 10. Vertegenwoordigingsbevoegdheid
Het Bestuur vertegenwoordigt als college de Vereniging in alle handelingen. Het Bestuur kan gevolmachtigden van de Vereniging aanstellen.
Het Bestuur delegeert het dagelijks bestuur van de Vereniging, samen met het gebruik van de maatschappelijke handtekening, aan de Voorzitter voor dezelfde duur als de overeenkomst tussen de Voorzitter en de Vereniging. De Voorzitter oefent deze bevoegdheid alleen uit voor zover de vertegenwoordigings– en handtekeningsbevoegdheid is beperkt tot daden die een bedrag van 500 euro niet overschrijden. Voor daden die een bedrag vertegenwoordigen dat hoger is dan 500 euro, is de handtekening van een bijkomende bestuurslid vereist.
De penningmeester kan afzonderlijk de Vereniging geldig vertegenwoordigen tegenover de post en financiële instellingen.
III. REKENINGEN
Artikel 11. Rekeningen
Het boekjaar van de Vereniging loopt van 21 april tot en met 20 april. Elk jaar worden de rekeningen van het afgelopen dienstjaar afgesloten en onderworpen aan de formele goedkeuring van het Bestuur.
IV. ONTBINDING EN VEREFFENING – SLOTBEPALINGEN
Artikel 12. Ontbinding en vereffening
In geval van ontbinding van de Vereniging, zal het Bestuur dat hiertoe beslist heeft, vereffenaars benoemen en hun bevoegdheden omschrijven. Vanaf de beslissing tot ontbinding vermeldt de Vereniging altijd dat zij “in vereffening” is. Het saldo in de kas wordt geschonken aan het Kinderkankerfonds Leuven (https://www.uzleuven.be/nl/kinderkankerfonds).
Artikel 13. Slotbepaling
Voor alles wat in deze statuten en het intern reglement van de Vereniging niet uitdrukkelijk geregeld is, zijn de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen en haar uitvoeringsbesluiten van toepassing.